Как хранить файлы и папки дизайнеру

Я люблю порядок в быту и в работе. Всегда знаешь, что где хранится в доме. Это относится и к поиску и управлению файлами проекта.

Вот пример: сидишь за компьютером в конце рабочего дня пятницы, работаешь над очередным проектом, как вдруг приходит сообщение от клиента: «Срочно нужен буклет, который мы печатали два года назад, только в нем еще нужны небольшие правки! Нам в субботу на выставку, через час надо файлы отправить на эл. почту типографии».

Отыскав папку этого проекта, видишь там кучу изображений, файлов в разных форматах — все смешалось в беспорядке. Есть 5 версий того, что может быть итоговым буклетом, с именами «буклет готовый.indd», «буклет точно готовый.indd», «буклет финальный 2.indd». При открытии в Индизайне ты же не верстаешь буклеты в Фотошоп вылезают потерянные линки, не установлены соответствующие шрифты! Нервы начинают сдавать, время уходит, а с файлами полная неразбериха. Уже была такая ситуация?

Почему важна организованность?

Некоторые дизайнеры не думают об организации рабочей папки. Пока работаешь над проектом, ты еще ориентируешься в хаотичных файлах в папке. Но четкая система дает преимущества:

  • Больше дизайна. Каждый раз, когда тратишь время на поиск нужного файла, ты можешь потерять настрой.
  • Контроль. Наведение порядка, каким бы малым он не был, вселяет уверенность, что ты главный в доме или на своем жестком диске.
  • Развитие мышления. Дизайн — это проектирование, а не только визуальное решение задачи. Умение организовать, структурировать можно применять в дизайне логотипов, сайтов, автомобилей и при ведении файлов проекта.

Любой способ организации проектов лучше, чем ничего. Что же я использую с 2012 года.

Введение в общую структуру папок

Файлы проектов хранятся на жестком диске в папке под названием Projects. Эта папка содержит длинный список папок клиентов: Empire Web, Flipper Pizza, Medical On Group и т.д.
Корневая папка проектов
Внутри находятся папки для каждого клиентского проекта, будь то разработка логотипа, верстка брошюры, баннера и т.д. Если клиент заказывает набор макетов в рамках одной рекламной компании, все они пойдут в одну папку. Каждое имя проектной папки содержит номер и название. Для удобства можно использовать для папок русскоязычные названия.
Папка с ресурсами
Иногда папка клиента включает в себя материалы, которые не связаны конкретно с одним проектом. Клиент присылает для работы готовый брендбук, шаблоны полиграфии. В этом случае внутри папки клиента стоит завести отдельные папки с именем, указывающим на содержимое: Brandbook, Templates и т.п. Я начинаю имена этих папок с символа подчеркивания, чтобы они были вверху списка папок для быстрого доступа и в Виндовс, и на Маке.

Нумерация проектов

Я строю нумерацию папок проектов на последовательных числах для каждого клиента. 001, 002 и т.д. — нули нужны для правильной сортировки, иначе папки с номером 1 и 10, 10 в операционной системе, «облаке» или ftp сервере окажутся друг за другом и только после них папки 2, 3 и т.д.

Как вариант, для номера в имени папки можно применять формат дат ГГГГММДД, например, 20160525-Himprom-flyer-A6. У такого варианта свой плюс — держит папки в хронологическом порядке, но название становится длинновато.

Организация файлов проекта

Что лежит в папке проекта?
Вложенные папки проекта

  • _Old — хранит промежуточные варианты макета, над которым я работаю, на случай отката. Если вы работаете с файлами, например, через Dropbox, Яндекс.Диск, то можно пользоваться встроенным версионированием файлов от облачных хранилищ. Также для автоматизации сохранения бекапов могут помочь плагин Autosaviour для Иллюстратора и скрипт Photoshop File Versions для Фотошопа.
  • Fnl (сокр. от англ. «final») — для готовых макетов. Сюда переношу итоговые файлы, когда уже все согласовано и больше изменений не предвидится.
  • Img (сокр. от англ. «images») — экспортированные изображения, презентации для отправки клиенту.
  • Print — после подготовки к печати файлы для типографий помещаются в эту папку.
  • Rsc (сокр. от англ. «resources») — это любые виды материалов, которые используются для работы над проектом. В этой папке я храню: изображения, скетчи, мудборды, ТЗ, документы. Внутри нее могут быть подпапки с разными материалами.

Для каждого проекта список папок варьируется. Если проект не для печати, нет необходимости в папке Print и т.п.

Каждый раз создавать внутреннюю структуру папок проекта дело хлопотное. Но рутинный процесс можно и нужно автоматизировать. Для Мака я написал написал простой скрипт на Apple Script, предназначенный для автоматического создания базовой структуры папок, в котором достаточно задать имя и путь корневой папки проекта.

Для Виндовс можно использовать мой bat-файл, который генерирует папки. Вы можете через любой текстовый редактор адаптировать имена, количество создаваемых папок через bat под себя.

В bat используются стандартные команды Виндовс создания папок, пример:
mkdir No-Project-Name // создать корневую папку проекта
mkdir No-Project-Name\_Old // вложенная папка _Old
mkdir No-Project-Name\Fnl // вложенная папка Fnl

Как создать эффективное имя файла

Организация структуры папок только полдела. Нужен типовой шаблон для имен файлов проекта. Об именах файлов было написано в блоге студии Дмитрия Склярова и ряда других дизайнеров.

  • Имена пишутся на латинице, так как кириллические названия не всегда могут быть правильно считаны в операционных системах, печатным оборудованием в типографии и при создании ссылок в интернете.
  • Слова разделяются дефисом на тот случай, если файл или архив будет помещен на веб-сайте, отправлен по эл. почте. Если использовать пробелы, то они в ссылках на файлообменниках заменяются лишним html кодом. Символ подчеркивания при создании ссылок на файл в интернете, этот символ будет визуально накладываться на линию ссылки.
  • Говорим «Нет» спецсимволам, знакам препинания. Точка в имени только перед расширением файла: .psd, .zip и т.д.
  • Полезное имя файла то, которое кратко, но емко объясняет, что в файле, без необходимости открытия. Оптимально использовать 2-4 слова, которые охарактеризуют содержимое, без лишних союзов и предлогов.

Имена файлов
Вот так выглядит мой шаблон имен файлов:
Шаблон имени файла проекта
Я начинаю имя файла по принципу от общего к частному: номер, клиент и т.д., а затем спецификация: название проекта, версия и т.д. В конце имени добавляю метки с номером ревизии rev1, rev2 и т.д. или fnl, print.

Возьмем два варианта написания имени файла: «3255-transstroy-bcard-elena» и «3255-Transstroy-bcard-Elena» — для меня написание имен собственных, названий с заглавной буквы улучшает считываемость, тот же принцип верен и для самой папки.
Резервное копирование

Бекап данных

Техника не вечна, жесткий диск с проектами может в самый ответственный момент посыпаться. Чтобы защитить себя от этого, я зеркально синхронизирую изменения в проектной папке с внешним диском бесплатной утилитой FreeFileSync. По аналогии проекты зеркалятся в Яндекс.Диск. На данный момент мне хватает тарифа 100 Гб. По цене 80 р./мес. Яндекс выигрывает у Dropbox, Google Drive, MEGA. Хранение данных в «облаке» дает плюс в виде доступа к рабочим файлам из любой точки мира. И само собой на Маке грех не использовать встроенную утилиту Time Machine.

Резюмируя

  • Создай иерархию: разделяй папки клиентов, каждому проекту для клиента — отдельную папку. Для клиентов с разовыми заказами можно создать общую папку.
  • Используй шаблоны имен: добавь в имя 2-4 емких слова, описывающих содержимое, для облегчения поиска конкретного файла.
  • Автоматизируй типовые действия: используй программы, скрипты для создания набора вложенных папок проекта.
  • Делай бекапы: в случае поломки компьютера, отключения света, наводнения ты не потеряешь результат многодневной работы.

Для облегчения запоминания организации папок и имен файлов предлагаю скачать наглядную схему.

3 комментария

  1. Егор Чистяков

    Прежде всего, не могу не дать ссылку на свой вариант решения той же задачи:
    http://telegra.ph/Kak-vy-fajl-nazovyote-tak-v-arhiv-on-i-ujdyot-01-19
    Она кажется мне менее строгим и легковесным (но по сути то же самое).
    Мне наложение подчёркиваний не кажется визуально отталкивающим, и вижу я его крайне редко. Кроме этого, подчёркивание банально шире дефиса, в нём «больше пустоты» и с задачей разделения частей имени оно справляется лучше. Другое дело, что дефис лучше дружит с Ctrl+стрелками.
    Ещё меня смущается нумерация в начале имени файла. Нумерация, выходит, сквозная для ВСЕХ проектов? А зачем? А если нет, то почему номер идёт до имени клиента, а не после?

    • Сергей (автор)

      Когда я году в 2012 внедрял это в небольшой студии, нумерация была сквозная для всех проектов, она бралась из типовых заявок менеджеров, там у них была своя система для отчётности. Порядковую нумерацию у каждого клиента в первую очередь для папки проекта применяю, а потом это уже переходит на имена файлов внутри, поэтому число впереди остается, только имя клиента у файла появляется на второй позиции. Так вполне быстро ориентируюсь по папкам: «Когда-то недавно этот баннер был, значит надо смотреть в списке папки в таком диапазоне номеров». Или клиент JPG присылает старого проекта, а там вижу в начале имени номер и так тоже быстро нахожу папку.

      • Егор Чистяков

        Да, помню такую же нумерацию. Там номер спускается прямо от заявки (и помню, как не было никакого контроля за соблюдением непрерывности нумерации, потому что брали фактически «из амбарной книги», вручную). Я ещё тогда решил не мешать всё и хранил их только в отчётах, не впутывая файловую структуру. В общем, у меня scope локальный, а у тебя глобальный.
        А когда шлют картинки, у них имя файла часто уже другое 🙂